在网络化和信息化逐渐发达之后，纸质资料文件的数量越来越少，取而代之的是数字化文件。在软件系统中，文件的数量和格式非常丰富，如果达到一定的量级，在管理上自然会存在一定的压力，尤其是文件数量过多的企业。因此往往会采用专业的企业文件管理系统来解决痛点，这其中会涉及到一些注意事项，阅流会进行一个简单的介绍。

　　使用企业文件管理系统时，有以下几点注意事项：

　　1、分类

　　在企业中，文件向来都不会被束之高阁，而是有着很高的使用频率。为了方便使用者便捷地进行查阅，管理者在设置分类的时候要注意名称的准确性。文件应该被放置在归属分类下，提高查找效率。另外对于文件本身的命名也应该做到简单直接，对文件的内容有一个总结，这样查询起来会更加方便。

　　2、权限设置

　　企业中存在一些重要的文件，这些文件并非所有人都能查阅。因此为了保障文件的安全性，需要对其权限进行设置，例如预览权限下载权限等，针对不同的用户等级设置不同的权限。这一点需要系统供应商提供多维权限的设置。

　　3、选择合适的管理系统

　　文件管理是一项繁琐的工作，不仅需要投入足够的精力，还需要花费一定的费用。对于企业来说，选择一个功能强大稳定性好的管理系统会节省很多人力物力成本。

　　阅流提示，企业文件管理过程中会面临各种未知难度，需要管理者提前做好规划，从最初的分类开始做起，设计好分类的逻辑。在使用系统之前应该对其进行初步的了解，确保可以熟悉操作流程。